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GSP飞行检查纪要八步曲

2016/6/29 14:11:50      点击:

                                                                                 GSP飞行检查纪要八步曲

     飞行检查新办法还明确了飞检,除了明察之外,还可以暗访,可以以不公开身份的方式进行调查,但需在检查方案中予以明确,实际上飞行检查就是检查企业GSP新规的实施情况。如何能够在认证时或者飞行检查时得心应手?答案只有一个,各大企业管理需按GSP条款以及相关的质量管理体系文件严格执行,将这些工作日常化,360度无死角任你检。
综合检查重点
A、 GSP认证通过后,企业需要按GSP定制的管理流程进行日常工作管理;
B、 首次GSP认证通过后,检查人员提出的整改问题,是否在软件中按要求整改完成;
C、 所有数据的可追塑性,即每一药品的来源是否是有记录可以查;
D、 各岗位的人员是否在岗,特别明确驻店药师必须在岗,各岗人员相关的管理软件操作熟练(质量负责人对管理软件要熟悉);
E、 冷链药品运输管理(即疫苗、生物制品等冷链保存的高风险品种);
F、 特殊药品的销售是否按GSP条款进行销售控制(零售与批发两大块);
G、 无中药饮片的不允许销售花茶类的中药,即不允许企业超经营范围经营;
H、 所有药品的采购或者销售、库存要做到证、票、账、货、款等必须一一对应;
I、 下游单据的创建时间不能大于上游单据的时间;
J、 仓库现场管理中,货位划分是否清晰,所有库存药品是否严格划分区域管理;
K、 此次飞检特别对中药饮片以及医疗器械着重检查,切记无此经营资质一定不售,没有票的药品,一定不能上架销售;
L、 检查时需注意,对门店操作人员的提问都不同;
企业自检时,需查看海典管理软件的数据是否符合以下几个原则:
合法性原则:
软件能够控制供应商、供应商业务员、客户的经营范围、本企业的经营范围,防止超范围经营。软件可以进行各种证照及授权期限管理、商品效期管理,实现超期锁定控制,这些功能在海典软件中全部都已实现标准化管控;
真实性原则:
各种质量基础资料变更能够体现变更记录,便于追溯过程;
时间保护:与业务相关的各种单据、记录的操作时间不允许修改,保证记录的真实性;
账户管理:操作人员必须有独立的用户名和密码,通过密码或指纹等形式进入软件,保证操作员的真实性;
日志管理:所有进入单据的操作有日志记录,保证记录的真实性;
各种业务记录不允许修改,应该通过操作流程变更,实现结果数据的更改,便于记录追溯;
可运行性原则:
各种业务过程记录不是“录入、引入”形成的。必须是运行过程中“自动生成”的;
质量基础资料设置后,可以实现采购、验收入库、销售、出库复核、养护检查等各环节的质量控制要求;
计算机软件可以实现上下业务环节的数据流转和控制,形成内嵌式结构。例如采购收货以采购订单为依据;采购验收以采购订单+采购收货为依据;销售出库复核记录以销售记录为依据;出库运输记录以出库复核记录为依据等等;
附录2 第二条药品经营企业应当按照《药品经营质量管理规范》(以下简称《规范》)相关规定,在软件中设置各经营流程的质量控制功能,与采购、销售以及收货、验收、储存、养护、出库复核、运输等软件功能形成内嵌式结构,对各项经营活动进行判断,对不符合药品监督管理法律法规以及《规范》的行为进行识别及控制,确保各项质量控制功能的实时和有效。
质量篇
首营资料的完善
1、查“商品资料,供应商信息”中所有的档案,是否都有相应的首营资料以及资料是否完善,同时需检查海典软件中商品资料以及供应商证照是否符合规范要求;
(首营供应商审核内容:包括加盖首营企业原印章的合法证照复印件、销售人员的法人委托书(须标明授权范围及有效期)和身份证复印件、首营企业GMP、GSP认证情况的有关证明,此功能在海典软件的质量管理模块供应商证照扫描将资料上传;
首营品种审核内容:包括加盖生产单位原印章的药品生产批准证明文件(生产批件或药品注册证),质量标准,药品出厂检验报告书,药品包装、标签、说明书实样,了解药品性能、用途、储存条件及质量信誉等),此功能在海典软件的质量管理模块;
2、查“首营品种,首营供应商”审批意见软件内是否存在,并且是否逐级审核(即按相应审批流程进行审批),审核权限请查看海典软件用户管理下“用户扩展权限定义”是否授权;
3、查首营品种、首营供应商各个意见填写方框内容是否规范,是否类似“经核查,资料详实、准确、完整”,而不是单纯的填写“同意或者不同意”两种;
4、查各级审核人员对于软件的操作是否熟悉,同时各级审核人员对于资料的数据查看权限是否分清楚了;
5、海典软件中首营品种、首营供应商的创建时间不能小于商品资料、供应商信息的创建时间;
6、相关的纸制材料是否与海典软件中首营品种、首营供应商一致;
7、不能仅做一部分完整的资料,检查的方式是从首营品种以及企业里随机抽取的,即所有的资料都需要完善;
8、查首营品种是否存在先预付款后审批现象,视同未审核或审核滞后,也就是检查首营品种的创建时间和审核时间是否比软件中的业务单据(采购订单,付款单等等)的创建时间或者审核时间大,大了就不正常;
9、首营品种审核的日期,不能在首营供应商审核的日期之前;
基础资料变更流程
1、查基础资料供应商、供应商业务员、客户、商品资料等信息的变更,是否及时维护软件,变更单据的时间不能小于正式资料的创建时间,即海典软件中商品资料申请修改单、供应商档案申请修改表是否有资料;
2、查软件内,资料变更是否有记录,即海典软件中商品资料申请修改单、供应商档案申请修改表是否有资料;
3、查各证照是否及时录入软件,对应海典软件供应商证照管理、商品证照扫描、客户证照管理等等;
质量过程控制环节
1、查不合格品的采购退货、销售退回,软件是否有不合格原因的记录,同时是否有质量管控痕迹,即海典软件中购进退货单质量是否有填写退货原因,是否有参与审核,销售退回即海典软件批发退回验收单质量是否有填写退货原因、验收结论、验收情况以及参与审核,注意在仓库需将不合格品与合格品区域进行严格的区分;
2、查养护环节出现的质量问题处理流程,软件是否有质量管控痕迹,即海典软件中养护记录单上质量状况、验收结论、养护检查内容、养护方法、处理结果等是否填写完整并且审核,有问题的药品,养护过程中需要停止销售养护记录单上“验收结论”选择“停销”(单据审核时会自动生成停止恢复销售单),药品没有问题时需录入停止恢复单恢复药名正常销售,有可疑的药品在“验收结论”选择“可疑或可疑锁定”(审核时会生成一张质量复查单将可疑商品进行锁定),需要解锁时需录入质量复查单进行解锁,一般品种与重点养护品种是否按GSP规定进行养护,并且生成了仔细的养护记录;
采购篇
采购过程的控制
1、查是否存在“供应商超经营范围采购”,对应在海典软件里供应商信息里维护好各个供应商的经营范围,并且在商品资料里需按这个经营范围做好分类,才能一一对应;
找一个供应商多个供应商业务员的户,检查采购记录是否存在超“供应商业务员超授权范围”;
找生产企业供应商信息存在GMP证照或者其他证照过期的,查采购单据在过期时间内是否存在,是否控制住了,对应海典软件中采购订单录入证照过期的客户是否有提示,并且不允许录入单据,此处最好是针对过期的证照的经营药品才控制,客户没有过期的证照的不需要控制,即同一个供应商医疗器械证过期了,则不允许采购其所提示的医疗器械,但是这个供应商还有保健食品证没有过期,在软件中可以对其保健品类的药可以采购。
查询“软件的破损、过期失效等不合格品采购退货记录,检查是否存在‘对应的销毁记录’;只能退账、不能退物,已经入库的走购进退货单进行扣账,在采购入库过程中做收货单或验收单时发现的走拒收单。
2、查是否存在“供应商各证照”效期的控制;
找一存在证照过期的供应商,检查采购订单是否控制不允许下单,各证照在供应商信息里维护,证照效期有变动时需要走供应商档案修改申请表;
3、供应商随货通行单与软件里的电子签章是否一致,验收时仓库人员应在供应商证照扫描中备案的资料与实际收到的随货通行单格式以及电子印章印模进行核对,当不一致时需要联系质管人员进行处理;
购进记录的完整性及准确性
1、查“验收记录与采购记录的对应性”。
查询软件的记录,如果二者差异,表示企业“采购记录不完整、采购流程无控制”。
2、查整个采购流程是否环环相扣,例如无采购订单不允许做收货,无收货记录不允许做验收,并且软件各个岗们的操作人员是否都在岗,对软件操作是否熟练。
3、查收货时间是否小于订单时间;
验收过程控制
1、查‘特殊药品的双人验收控制’是否存在,并且实时控制,即商品资料中已经维护“双人验收药品”发生采购业务时,验收单审核时会提示先需要将“入库单双人验收单”进行审核,审核完“入库单双人验收单”后验收单会自动审核完成,否则验收单不能通过审核会提示“存在双人验收药品未审核”;
“发票、随货通行、实物同时到达,但是有破损情况”的验收流程。主要是检查不合格品的收货验收流程,即收货时发现需进行拒收,如果是做验收单时发现需要质量人员在“验收情况、处理意见”按情况选择“可疑、可疑锁定,同意入库”等等,需要锁住的锁住防止发生风险。
查需冷链管理商品的收货记录,查看是否有温度记录曲线图。检查“冷链商品的验收记录、收货记录、库存记录、运输温控记录”的对应性,即在冷链药品需要商品资料当中勾选“是否冷藏”,在收货以及验收时需要录入收货时温控方式、收货时途中温度是否合格、验收时温控方式、验收时途中温度是否合格、收货温度记录,同时需要上传运输温度记录曲线图,方能入库;
2、供应商随货通行单与软件里的电子签章是否一致,验收时仓库人员应在供应商证照扫描中备案的资料与实际收到的随货通行单格式以及电子印章印模进行核对,当不一致时需要联系质管人员进行处理判断真伪;
3、“进口药品”,做验收单时需上传批次检验报告,否则不能验收;
采购退货过程的控制
1、 国家发布在质量公告的不合格药品、过期失效的药品、假冒伪劣药品只能退账不退货,退账需要在企业的账务系统里录入财务凭证冲账(海典软件里需录入负数供应商预付扣款单冲抵),软件当中不允许退货,仅能走不合格品处理流程(不合格品确认生成不合格品上报单最后再生成不合格品销毁单)将不合格药品进行销毁;
2、 采购退货从哪个供应商进的,则退到相应的供应商,这个控制加在购进退货单上,选择错了批次时,单据会不允许保存;
采购结算过程的控制
1、  采购发票(纸制票据)与入库单进行核对,做到品种明细与入库明细一致,即发票到录入供应商发票结算单(用来记录实际发票收到情况),付款时录入供应商结算单(用来记录应付款情况);
记录的完整性及准确性
1、查“中药饮片、普通药品、医疗器械”等记录,即采购记录、收货记录、验收记录、入库记录完整(三者的记录最好是独产报表呈现),在海典软件中以报表方式在GSP报表模块呈现;
2、查“批次检验报告”与验收记录的对应性。注意特殊药品,比如说进口品种;
销售篇
销售过程中控制
1、查“特殊药品的销售控制”是否按制度控制执行,一般就是特药专人开票、冷藏药专人开票,即在海典软件中开含可待因复方口服溶液、复方甘草片和复方地芬诺酯片’等品种在开批发销售单时需要质量人员进行审核,并且有相应销售范围控制,同时有权限的人员才可以对特殊药品进行开单,否则不允许;
2、查是否存在“客户超范围销售”,即海典软件中“客户档案”需经维护好;
找客户资料中经营范围较少的,查询软件内的记录,看是否超范围销售。例如没有“中药饮片经营范围”的门店。
查询是否存在“客户自提、送货地址与客户仓库地址不一致”等情况;
3、查客户的销售记录的“备注”;查看原始单据上的‘送货地址、手写摘要’等;
4、从企业财务总帐、银行日记帐、往来帐、销售发票或销售记录、发货凭证中抽取10个销售对象(重点抽查卫生所、诊所、零售药店或商场专柜、国家重点监控地区的企业等),审查其资质的合法性;
5、查销售对象提供的合法资质证明是否在有效期内;
6、批次检验报告在销售出库的时候可以调出,仓库人员可以比较方便的“直接打印”;
销售记录的完整性及准确性
1、查“麻精类商品、复方甘草片、毒麻类中药材及中药饮片等特殊药品”客户收货回执签章完整性。查询软件记录,找出“客户签收回执单”;
仓储篇
库存质量可疑药品管理与控制
1、查“养护过程中发现质量有问题商品的处理流程”,商品锁库(控制出库风险)、通知质量复查后的处理流程是否清晰,有问题的品种在海典软件的养护记录单上有一验收情况字段,有问题的商品选择“可疑或者可疑锁定”来管控疑问商品;
2、查‘软件内的待处理商品、不合格品’库存帐,盘点不合格库存,检查疑问商品流向,即查进销存报表,看商品的实物与电脑账是否一致;
3、查验收时批发效期录入不准确,软件数据调整的调整流程,纯粹的录入操作失误,软件应该提供可以‘有痕迹’的调整过程,并由质量人员确认后生效,即在海典软件中录入“库存批次调整单”来处理这个问题;
药品养护
1、查软件内“重点养护计划”输出原则与制度是否一致,即商品资料中特殊药品是否维护好是重点养护品种,同时近效期在1年以内在库时间1个月的品种是不是进行了重点养护,重点养护品种,是15天或者30天以内要存在养护记录,即在海典软件中维护了重点养护计划后,软件是否每天都按时生成了养护记录单,并且质量人员是不是及时审核了;
2、当存在中药饮片里,中药饮片与西药要分单据做养护记录,中药养护员看中药的养护记录,西药养护员看西药的;
出库复核
1、查“麻醉药品、一类精神药品、医疗用毒性药品需双人复核记录是否存在双人”,查海典中复核记录是否存在;
2、查软件的“出库复核操作过程”是否是自己操作,形成记录的“复核员=操作员”,即海典中“出库复核单”是否有复核记录;
运输管理
1、查软件“冷链商品是否存在运输记录,并保留运途温度记录曲线图”;
2、查软件内的“冷链商品的退回记录,查是否存在客户的冷链储藏说明、是否存在运途温度记录曲线图”,海典软件中采购订单、批发销售单需对运输信息进行记录;
财务篇
采购发票控制
1、查“采购发票与购进记录”,即收到的纸制发票与软件中的入库单上的各项信息是否匹配;
2、查软件内的“付款记录”,“只要是已付款、已到货的购进记录”都应该到发票,是否都有供应商发票结算单;
(注:每年4月份后,上一年度的购进记录,原则上都应该到发票)
以‘实物采购发票’查“供应商发票结算单“查看是否存在“发票与购进记录不相符”
以“供应商发票结算单”,核对“纸制发票“,查看是否存在“发票与购进记录不相符”;
采购付款控制
1、查“特殊药品”是否有现金付款,查付款单记录;
2、查软件内“麻醉药品、一类精神药品、含麻制剂”等特殊品种的付款记录;
门店篇
销售药品的控制
1、查软件内,含特殊成份商品的销售记录,检查是否单人、单天批次超量,是否登记“顾客信息”,即从前台销售含麻药品时,是否提示需录入顾客身份证信息,超量购买,系统提示超量,不允许购买,同时需存在单独的麻黄碱药品销售记录表;
2、查软件内,甲类处方药的销售记录,检查是否存在处方、是否有药师审方记录,即海典软件中需要在系统参与中打开处方药销售控制,在前台则会按处方药销售流程才能销售处方药品;
3、查软件内,是否存在近效期商品(近30天到期)销售记录;
4、中药饮片查‘软件内,是否存在装斗复核记录、同时是否记录清斗信息’;是否根据制度,每年至少一次清斗记录,即经营中药饮片企业的门店收到中药时,需要在海典软件中先录入“门店清斗记录单”,然后再录入“门店装斗记录单”;
5、查软件内,针对拆零药品(不改变药品原储存条件,不算拆零)是否存在拆零记录、拆零销售记录,即对应海典软件里有拆零记录单,用于记录拆零销售的药品;
6、查盘点,是否至少三个月一次盘点,并留有盘点记录,即在海典软件盘点模块,首先进行盘点登记,然后录入盘点单,最后产生盘点盈亏数据即可;
7、销售凭证(即小票)要打印:药品名称、生产厂商、数量、单价、批号、规格等信息,在海典软件中根据不同接口的小票打印机,在“通用小票设置”功能中调整;
8、门店定期维护“门店陈列养护记录”,即在海典软件的质量管理模块下,进行“陈列检查计划设置、陈列检查计划明细、陈列药品检查计划单”进行维护;
门店各项记录是否完整
1、 查陈列养护记录是否按时间记录,即海典软件中按规则设置陈列养护计划;
2、 温湿度记录是否完整,是否正常,即海典软件质量管理模块中温湿度计录有否录入
资料;
3、 有冷藏药品的,相关设备是否正常使用(店里冷柜等硬件设备);
人员篇
1、 查员工花名册是否完整,即海典软件中的“用户清单”以及“人员档案管理”里的信息是否完整;
2、 人员培训记录,限企业每年的培训计划,培训课件,培训签到记录是否存在,即是否维护入海典软件人力资源模块“人员培训管理”;
3、 各岗人员是否每年都有健康检查档案,在海典软件的质量管理模块的“健康检查记录”中登记进去;
4、 软件中人员权限按相关岗位区分,即海典软件中使用“用户权限设置单”来记录权限变更记录,如果想按岗位划分,则需要维护不同的权限组,按权限组授权即可,权限分配需结合纸制申请使用;